Combien coûte réellement un vélo de fonction ?

Avant de parler de répartition entre employeur et salarié, il faut comprendre ce que finance le loyer.

Dans une offre de vélo de fonction en LLD, le coût ne correspond généralement pas uniquement au vélo.

Selon le contrat, il peut intégrer :

• la location du vélo ;
• l’assurance contre le vol ou la casse ;
• l’entretien ;
• l’assistance ;
• certains accessoires ;
• la livraison ;
• la gestion administrative ;
• le suivi du vélo pendant toute la durée du contrat.

Le loyer dépend notamment de la valeur du vélo choisi.

Un vélo électrique urbain de 1 500 € n’aura évidemment pas le même coût mensuel qu’un VAE premium, un vélo longtail ou un vélo cargo dépassant 3 000 €.

La première décision de l’entreprise consiste donc à déterminer quelle part de ce coût elle souhaite prendre à sa charge.

Modèle 1 : l’employeur finance 100 % du vélo de fonction

C’est le modèle le plus simple à comprendre pour le collaborateur.

L’entreprise prend en charge l’intégralité du loyer du vélo et des services associés.

Le salarié dispose du vélo sans contribution financière mensuelle.

Ce modèle transforme clairement le vélo de fonction en avantage salarié financé par l’entreprise.

Il peut être particulièrement pertinent lorsqu’une organisation souhaite :

• renforcer fortement son package RH ;
• encourager rapidement le vélotaf ;
• équiper certains collaborateurs pour leurs déplacements professionnels ;
• inscrire le dispositif dans une politique RSE ;
• réduire l’utilisation de véhicules de service ;
• faciliter le recrutement sur certains postes.

Pour le salarié, le bénéfice est immédiat : il peut accéder à un vélo électrique de qualité sans investissement initial et sans mensualité à payer.

Un modèle particulièrement intéressant fiscalement

La prise en charge intégrale par l’entreprise correspond également au schéma le plus directement prévu par l’article 220 undecies A du Code général des impôts.

Le BOFiP parle en effet de mise à disposition gratuite d’une flotte de vélos aux salariés pour leurs déplacements entre le domicile et le lieu de travail. Dans ce cadre, les entreprises soumises à l’IS peuvent, sous conditions, bénéficier d’une réduction d’impôt liée aux dépenses engagées, dans la limite de 25 % du prix d’achat ou de location de la flotte. Le dispositif actuellement en vigueur court jusqu’au 31 décembre 2027.

Pour une flotte louée, le contrat doit notamment être conclu pour une durée minimale de trois ans.

Le financement à 100 % par l’employeur offre donc une lecture fiscale particulièrement claire.

Modèle 2 : l’employeur et le salarié partagent le coût

C’est aujourd’hui l’un des modèles les plus fréquemment rencontrés sur le marché du vélo de fonction.

L’entreprise prend en charge une partie du loyer et le collaborateur finance le reste.

La Fédération des Acteurs du Vélo en Entreprise évoque notamment un modèle couramment appelé « 70/30 », dans lequel l’employeur finance environ 70 % du coût et le salarié 30 %. Elle précise toutefois qu’il ne s’agit pas d’une obligation légale : le niveau de participation reste à la discrétion de l’entreprise.

La répartition pourrait donc être, par exemple :

70 % employeur / 30 % salarié

mais également :

80 % / 20 %

ou :

50 % / 50 %

selon la politique choisie.

Pourquoi demander une participation au salarié ?

Le financement partagé permet tout d’abord de réduire le coût du programme pour l’entreprise.

Une société peut ainsi équiper davantage de collaborateurs avec le même budget.

Cette participation peut également permettre au salarié d’accéder à un vélo plus haut de gamme.

Par exemple, l’entreprise définit une enveloppe standard correspondant à un VAE de 2 000 €. Si le collaborateur souhaite un modèle plus coûteux, il peut financer une partie de la différence selon les règles du programme.

Le partage des coûts permet donc de conserver un équilibre entre :

• budget employeur ;
• liberté de choix du salarié ;
• qualité du vélo ;
• capacité à déployer le programme à grande échelle.

Exemple simple

Imaginons un loyer de :

90 € par mois.

Avec une répartition 70/30 :

• employeur : 63 € par mois ;
• salarié : 27 € par mois.

Sur trois ans, le collaborateur bénéficie ainsi d’un vélo et de services associés sans supporter seul la totalité du coût.

L’entreprise, de son côté, transforme une dépense mensuelle limitée en avantage salarié visible.

Modèle 3 : l’employeur définit une enveloppe maximale

Autre possibilité : l’entreprise fixe un budget mensuel ou une catégorie de vélo.

Par exemple :

« L’entreprise finance jusqu’à 60 € par mois. »

Le collaborateur choisit ensuite parmi plusieurs modèles.

Si le vélo choisi coûte 60 € par mois, l’entreprise finance tout.

S’il coûte 80 €, le salarié prend en charge les 20 € supplémentaires.

Cette approche présente plusieurs avantages.

Elle permet à l’entreprise de garder une parfaite maîtrise de son budget tout en offrant une large liberté aux collaborateurs.

Le salarié peut choisir :

• un vélo classique ;
• un VAE urbain ;
• un vélo pliant ;
• un longtail ;
• un vélo cargo ;

selon ses besoins et son budget.

Pour les grands groupes ou les entreprises disposant de profils très différents, ce fonctionnement peut être particulièrement pertinent.

Existe-t-il une répartition obligatoire entre employeur et salarié ?

Non.

Il n’existe pas, en France, de règle générale imposant par exemple :

70 % employeur / 30 % salarié.

Cette répartition est un modèle fréquemment utilisé par la filière, mais elle relève d’un choix de l’entreprise.

L’employeur peut donc définir sa propre politique.

Il peut même proposer plusieurs niveaux de prise en charge selon :

• la catégorie du vélo ;
• les fonctions du collaborateur ;
• l’usage professionnel ;
• le type de déplacement ;
• la politique interne de mobilité.

L’important est d’établir des règles claires et cohérentes pour les salariés concernés.

Comment Bee.Cycle organise-t-il le financement ?

Avec Bee.Cycle, l’entreprise peut définir la politique de vélo de fonction qui correspond à ses objectifs.

Le site Bee.Cycle précise que l’accompagnement commence justement par la définition du cadre : participation employeur, durée d’engagement, conditions de fin de contrat et communication auprès des salariés.

L’objectif est donc de construire un programme adapté à chaque organisation.

Une entreprise peut choisir de prendre en charge une part importante du loyer afin de rendre l’offre très attractive.

Une autre peut préférer répartir le coût afin d’équiper davantage de collaborateurs.

Bee.Cycle propose par ailleurs des contrats pouvant être mis en place dès le premier vélo, ce qui permet aux PME comme aux grands groupes de commencer progressivement.

Le salarié doit-il acheter son vélo ?

Non.

C’est justement l’une des principales différences entre le vélo de fonction et l’achat individuel.

Dans un modèle de location longue durée, le vélo est loué dans le cadre du programme mis en place par l’entreprise.

Le salarié n’a donc pas besoin de débourser immédiatement plusieurs milliers d’euros pour acheter son propre VAE.

Il bénéficie de l’usage du vélo pendant la durée du contrat, avec les services inclus.

Cette logique est assez proche de celle d’autres équipements mis à disposition par l’entreprise :

l’usage compte davantage que la propriété.

Qui paie l’assurance et l’entretien ?

Cela dépend du contrat de vélo de fonction.

Dans une solution clé en main, assurance et entretien sont intégrés au loyer.

Chez Bee.Cycle, l’offre prévoit notamment une assurance vol, casse et vandalisme, ainsi qu’un accompagnement pour la maintenance, le SAV et l’assistance.

Le coût de ces services fait donc partie du programme global plutôt que d’être payé séparément par le salarié après la livraison du vélo.

C’est un avantage important par rapport à l’achat individuel.

Un particulier achetant lui-même un VAE doit généralement gérer séparément :

• son financement ;
• son assurance ;
• son entretien ;
• ses réparations ;
• son antivol.

Avec le vélo de fonction, ces éléments peuvent être regroupés dans une mensualité.

Et les accessoires ?

Là encore, plusieurs configurations sont possibles.

Certains accessoires peuvent être inclus directement dans l’offre.

D’autres peuvent être ajoutés en option et être financés :

• par l’entreprise ;
• par le salarié ;
• ou selon une répartition définie dans le programme.

Bee.Cycle inclut notamment un antivol haute sécurité dans son offre et propose différentes options comme des casques ou accessoires selon le modèle choisi.

Une entreprise peut donc décider de financer les équipements indispensables à tous les collaborateurs, puis laisser certaines options de confort à leur charge.

Attention à la réduction d’impôt de 25 % en cas de participation du salarié

C’est probablement le point le plus important à comprendre.

Le texte fiscal officiel prévoit la réduction d’impôt pour les dépenses liées à la mise à disposition gratuite d’une flotte de vélos.

Le BOFiP reprend explicitement cette condition.

Or, sur le marché du vélo de fonction, il existe parallèlement des modèles dans lesquels le salarié paie une partie du loyer.

Bee.Cycle indique par exemple sur sa FAQ qu’un dispositif avec une participation du collaborateur peut être mis en place dans son offre.

Il faut donc éviter de déduire automatiquement qu’un montage avec participation salariale bénéficie nécessairement de la même réduction fiscale qu’un dispositif totalement gratuit.

Pour une entreprise souhaitant bénéficier de la réduction d’impôt de 25 %, le montage retenu doit être vérifié avec son expert-comptable ou son conseil fiscal.

C’est particulièrement important lorsque le salarié participe directement au financement du loyer.

Qui paie en cas de panne ?

Lorsque la maintenance est intégrée au contrat, les réparations relevant du service prévu sont prises en charge selon les conditions de l’offre.

Le salarié ne doit donc pas nécessairement payer directement chaque intervention.

Chez Bee.Cycle, la maintenance et le support font partie des services intégrés, avec un réseau de partenaires permettant d’assurer le suivi des vélos.

Les conditions peuvent naturellement varier selon l’origine de la panne, les exclusions contractuelles ou les dommages causés au vélo.

Qui paie en cas de vol ?

Même logique pour l’assurance.

Lorsqu’une assurance vol est intégrée au contrat, l’entreprise et le salarié bénéficient du cadre prévu par cette assurance.

Cela n’empêche pas l’utilisateur de devoir respecter certaines règles :

• attacher le vélo à un point fixe ;
• utiliser l’antivol prévu ;
• respecter les conditions de stationnement ;
• déposer plainte en cas de vol ;
• transmettre les justificatifs nécessaires.

L’objectif du vélo de fonction est justement d’éviter que le collaborateur doive chercher et financer seul une assurance spécifique après avoir reçu son vélo.

Que se passe-t-il si le salarié quitte l’entreprise ?

C’est un point à anticiper dès la création du programme.

Un contrat de LLD peut courir sur trois ans alors qu’un salarié peut quitter l’entreprise avant son terme.

La politique interne doit donc définir ce qui se passe en cas de :

• démission ;
• licenciement ;
• rupture conventionnelle ;
• mutation ;
• départ à la retraite.

Plusieurs solutions peuvent être prévues selon le contrat :

transfert du vélo, reprise du vélo, rachat éventuel ou traitement des loyers restant à courir.

Il est essentiel que ces conditions soient expliquées au salarié avant la signature.

Bee.Cycle accompagne justement les entreprises dans la définition du cadre et des conditions de fin de contrat.

Le FMD peut-il payer la participation du salarié ?

Attention à ne pas confondre les dispositifs.

Le Forfait Mobilités Durables permet à l’employeur de participer à certaines dépenses de mobilité des salariés.

Mais selon la FAVE, le FMD ne peut pas simplement être utilisé pour payer directement la part du salarié dans un contrat de leasing vélo déjà financé dans le cadre du dispositif employeur. Il peut en revanche intervenir sur certaines dépenses complémentaires éligibles qui ne sont pas déjà prises en charge.

FMD et vélo de fonction peuvent donc coexister dans une politique de mobilité, mais ils ne sont pas automatiquement interchangeables.

Quel modèle choisir pour une PME ?

Pour une PME, la question du budget est souvent déterminante.

Un financement partagé peut permettre de lancer le programme sans créer une charge importante.

Par exemple, une entreprise de 30 salariés peut commencer avec 5 collaborateurs volontaires.

Elle définit :

• une gamme de vélos ;
• une participation employeur ;
• une participation maximale du salarié ;
• une durée d’engagement.

Après quelques mois, elle peut analyser l’utilisation réelle et décider d’étendre le dispositif.

Le vélo de fonction peut donc parfaitement commencer à petite échelle.

Quel modèle choisir pour un grand groupe ?

Dans une grande entreprise, le principal enjeu est souvent différent.

Il faut permettre à plusieurs centaines de salariés d’accéder au dispositif tout en conservant un budget prévisible.

Une grille de financement peut alors être mise en place.

Par exemple :

catégorie 1 : vélo jusqu’à 1 500 €

catégorie 2 : vélo jusqu’à 2 500 €

catégorie 3 : vélo premium ou cargo

Chaque catégorie peut disposer :

• d’un loyer défini ;
• d’une participation employeur ;
• d’un reste à charge collaborateur.

L’entreprise peut ainsi proposer une politique nationale homogène tout en laissant une certaine liberté de choix.

Faut-il demander une participation au salarié ?

Il n’existe pas de réponse universelle.

Tout dépend de l’objectif du programme.

Si l’entreprise souhaite maximiser l’adoption, une prise en charge importante sera naturellement plus attractive.

Si elle souhaite maîtriser son budget ou offrir un très large choix de modèles, une participation du collaborateur peut avoir davantage de sens.

On peut résumer les deux approches ainsi :

Prise en charge forte par l’employeur

Elle favorise :

• l’adoption ;
• l’attractivité RH ;
• la visibilité de l’avantage ;
• l’accessibilité du vélo.

Participation du salarié

Elle permet :

• de réduire le coût employeur ;
• d’équiper davantage de collaborateurs ;
• d’élargir le choix des vélos ;
• de proposer des modèles premium sans augmenter fortement le budget de l’entreprise.

Le meilleur système est donc celui qui trouve le bon équilibre entre attractivité pour le salarié et soutenabilité pour l’entreprise.

Exemple : combien paient réellement l’entreprise et le salarié ?

Prenons un vélo de fonction dont le loyer global est de :

100 € par mois.

Scénario 1 : employeur à 100 %

Entreprise : 100 €

Salarié : 0 €

Le vélo constitue un avantage entièrement financé par l’employeur.

Scénario 2 : financement 70/30

Entreprise : 70 €

Salarié : 30 €

Ce modèle permet de répartir la dépense tout en conservant une prise en charge majoritaire par l’entreprise.

Scénario 3 : enveloppe employeur de 50 €

Entreprise : 50 €

Salarié : 50 €

Le salarié peut décider si le vélo et les services proposés justifient ce reste à charge.

Dans les trois cas, il dispose d’un vélo sans avoir à financer immédiatement son achat complet.

Vélo de fonction : qui doit donc payer ?

La réponse est finalement simple :

cela dépend de la politique de l’entreprise.

Le vélo de fonction peut être :

• entièrement financé par l’employeur ;
• financé conjointement par l’employeur et le collaborateur ;
• proposé avec une enveloppe fixe et un complément payé par le salarié.

Il n’existe pas de règle imposant un partage précis.

En revanche, les conséquences fiscales doivent être analysées séparément, notamment lorsque l’entreprise souhaite bénéficier de la réduction d’impôt pouvant aller jusqu’au plafond de 25 % du prix de la flotte.

Le texte fiscal prévoyant une mise à disposition gratuite, le montage d’un financement partagé doit être vérifié avant de considérer automatiquement cette réduction comme acquise.

Avec Bee.Cycle, l’entreprise peut définir son propre cadre de financement, choisir les modèles proposés et organiser une solution de location longue durée adaptée à ses collaborateurs.

Le véritable enjeu n’est donc pas seulement de savoir qui paie le vélo.

C’est de trouver une répartition qui permette au salarié d’accéder à un vélo qu’il utilisera réellement, tout en conservant un coût cohérent pour l’entreprise.

FAQ – Financement du vélo de fonction

L’employeur doit-il payer 100 % du vélo de fonction ?

Non. Une entreprise peut décider de financer tout le coût ou demander une participation au collaborateur. La répartition dépend de la politique mise en place.

Existe-t-il une règle 70/30 obligatoire ?

Non. Le modèle dans lequel l’entreprise finance environ 70 % et le salarié 30 % est courant dans la filière, mais ces proportions ne sont pas imposées par la loi.

Le salarié doit-il avancer le prix du vélo ?

Non dans un modèle classique de LLD. Le salarié utilise le vélo dans le cadre du contrat mis en place par l’entreprise et ne finance pas lui-même l’achat intégral au départ.

Qui paie l’assurance du vélo de fonction ?

Lorsqu’elle est intégrée au contrat de LLD, son coût fait partie du loyer global. Chez Bee.Cycle, assurance vol, casse et vandalisme fait partie des services proposés.

Qui paie l’entretien ?

L’entretien peut être intégré au contrat de vélo de fonction. Il n’est alors pas nécessaire pour le salarié de financer séparément chaque révision prévue dans l’offre.

L’entreprise peut-elle bénéficier de 25 % de réduction d’impôt si le salarié participe ?

Le dispositif fiscal officiel vise la mise à disposition gratuite d’une flotte de vélos. Un montage comportant une contribution du salarié doit donc faire l’objet d’une validation spécifique avant de considérer la réduction de 25 % comme applicable.

Peut-on proposer le vélo de fonction à un seul salarié ?

Oui. Bee.Cycle indique pouvoir mettre en place un contrat dès le premier vélo.

Le FMD peut-il payer directement le loyer du vélo de fonction ?

Le FMD et le leasing de vélo de fonction répondent à deux logiques différentes. Selon la FAVE, le FMD ne permet pas de financer directement le contrat de leasing déjà pris en charge par l’employeur ; il peut néanmoins concerner certaines dépenses éligibles complémentaires.

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